Bei Gleitzeit oder Außendienst darf der Arbeitnehmer die Aufzeichnungen selbst führen (z.B. im Zusammenhang mit den Reiseaufzeichnungen), wobei allerdings eine Kontrolle durch den Arbeitgeber erfolgen sollte. Es genügt aber keinesfalls auf im Vorhinein festgesetzte fixe Arbeitszeiten, Dienstpläne oder pauschale Vereinbarungen zu verweisen. Auch für teilzeit und geringfügig Beschäftigte sind Aufzeichnungen zu führen. Ausgenommen davon sind leitende Angestellte. Hinsichtlich Teilzeitbeschäftigung sei auf den 25%igen Mehrarbeitszuschlag hingewiesen (Klienten-Info Jänner 2008).

Umfang der Aufzeichnungen

Folgende Daten je Arbeitstag und Arbeitnehmer müssen daraus hervorgehen:

• Datum des Arbeitstages

• Beginn und Ende (Uhrzeit) der Arbeitszeit

• Ruhepausen, wenn diese nicht durch eine Betriebsvereinbarung festgelegt sind oder es den Arbeitnehmern überlassen ist, sie innerhalb eines festgelegten Zeitraumes zu nehmen.

• Gesamtarbeitszeit (eventuelle Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sind in der Abrechnung nach § 78 Abs. 5 EStG auszuweisen).

• Beginn und Ende des Durchrechnungszeitraumes.

Folgen der Pflichtverletzungen

• Geldstrafen gem. § 28 AZG (je einzelnen Arbeitnehmer)

€ 20,- bsi € 436,- bei Verletzun von Melde-, Auskunfts- und Einsichtspflichten gegenüber dem Arbeitsinspektorat sowie von Aufbewahrungspflichten.  € 72,- bis € 1.815,- im Wiederholungsfall

€ 145,- bis € 1.815,- bei Verletzung von Vorschriten hinsichtlich der Höchstgrenzen der Arbeitszeiten, fehlende Aufzeichnungen etc. € 218,- bis 2.180,- im Wiederholungsfall

€ 360,- bis € 3.600,- bei Verletzungen gegen die Einhaltung von Ruhezeiten laut der Luftverkehrsbetreiberzeugnis-Verordnung 2008 (§ 28 Abs. 7 AZG).

Zuschläge (z.B. für Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertagarbeit) können nur dann steuerbegünstigt abgerechnet werden, wenn sie aus den Arbeitsaufzeichnungen hervorgehen.

• Hemmung von Verjährungsfristen für Arbeitnehmeransprüche

Kann infolge Fehlens von Aufzeichnungen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nicht ermittelt werden, stellt aber das Gericht fest, dass Überstunden geleistet worden sind, kann das Ausmaß derselben geschätzt werden und die Verjährung tritt erst 3 Jahre nach der Fälligkeit ein.